英文メールをプロ並みに書ける！ChatGPTテンプレ活用術

「英文メール、どこから書けばいいのか毎回悩む…」
「Google翻訳で作ったけど、なんだかぎこちない…」

そんな悩みを抱えるあなたにこそ、ChatGPTのテンプレート活用をおすすめします。

実は、英語がネイティブでなくても、ChatGPTを使えば「自然で伝わる英文メール」が驚くほど簡単に作成できます。しかも、自分の用途に合わせたカスタマイズまで可能。

この記事では、次のようなことを解説していきます：

✅ 本記事でわかること

• ChatGPTで英文メールを作成する基本の使い方

• よく使うメールのテンプレート集（問い合わせ・謝罪・依頼など）

• 丁寧さやトーンを調整する方法

• 「ネイティブっぽさ」を出すための仕上げプロンプト

• よくあるミスと改善プロンプトの実例

こんな人におすすめ！

• 英語でメールを書く機会が増えてきたビジネスパーソン

• 英会話は得意だけど書くのは苦手な人

• 留学中・海外就職希望で英語のやりとりが必要な人

• ChatGPTを「メールの相棒」にしたい人

ChatGPTで英文メールを作る基本ステップ

英文メールを書くとき、いきなり“書き始める”のはNGです。まずはChatGPTに、目的・相手・トーンを正確に伝えることで、あなたの代わりに自然な英文を提案してくれます。

✅ ステップ①：目的・内容・相手を伝える

ChatGPTに依頼するときは、まず以下の3点を整理しましょう。

基本テンプレ生成プロンプト（例）

英語でメールを書きたいです。 【目的】商品の納期について問い合わせたい 【相手】初めて連絡するビジネス相手 【トーン】丁寧かつ簡潔にお願いします 件名と本文をセットで作成してください。

✅ ステップ②：出てきた文を自分向けに調整

ChatGPTから提案されたメール文は、そのまま使えることもありますが、自分の会社名・名前・商品名などを忘れず差し替えましょう。

修正点や気になる箇所がある場合も、ChatGPTにこう聞いてみましょう：

このメールの内容は良いですが、少し短すぎる気がします。
もう少し丁寧に説明を加えて、2〜3文追加してください。

場面別：よく使う英文メールテンプレート

ChatGPTを活用すれば、ビジネスでも日常でも使える「英文メールのひな型」をすぐに用意できます。ここでは、よく使われる3つのシーンごとに、テンプレート生成プロンプトをご紹介します。

1. 問い合わせメール（商品・サービスなど）

何かを問い合わせるときは、簡潔かつ丁寧に理由と要件を伝えるのがポイントです。

英語で問い合わせメールを作成してください。

【目的】商品の納期について確認したい
【相手】初めて連絡するビジネス相手
【トーン】丁寧でシンプルに
件名と本文をお願いします。

2. 依頼メール（資料送付・スケジュール調整など）

相手に何か依頼するときは、「お願いの理由」と「締め切り」が明確だと伝わりやすくなります。

英語で依頼メールを作ってください。【目的】来週の会議に必要な資料を送ってほしい
【相手】社内の上司
【トーン】丁寧だけど硬すぎない
件名と本文をセットでお願いします。

3. 感謝・お礼メール（ミーティング後・お世話になった相手へ）

感謝の気持ちは「率直さ」と「具体性」がポイントです。定型表現に頼りすぎないようにしましょう。

英語で感謝メールを作成してください。【目的】オンラインミーティングのお礼を伝えたい
【相手】ビジネスパートナー（海外）
【トーン】丁寧で温かみのある感じにしてください
件名と本文をお願いします。

これらのテンプレは何度でも応用可能です。一度保存しておけば、少し修正するだけで別の場面にも使えます。

トーンや表現をカスタマイズする方法｜丁寧さ・カジュアルさの調整術

英語メールでは、「丁寧すぎて距離がある」「フレンドリーすぎて軽すぎる」など、トーンの違いで印象が大きく変わります。

ChatGPTなら、その微妙なトーンの調整も簡単にできます。以下に用途別のプロンプトを紹介します。

丁寧にしたいとき（初対面・ビジネス相手向け）

以下の英語メールを、もっと丁寧でビジネス向けの文章に書き換えてください。 敬語表現や適切なフレーズに変えても構いません。 Dear John, Can you send me the file by Friday? Thanks!

少しカジュアルにしたいとき（社内・関係がある程度できている相手向け）

以下の英語メールを、少しカジュアルにしたいです。
社内の同僚に送るイメージで、フレンドリーだけど礼儀正しい感じにしてください。

Dear Mr. Smith,
I would like to kindly request your attendance at the upcoming meeting scheduled for next Monday.

⚙️ 文体の調整を ChatGPT におまかせしたいとき

トーンの調整がうまく表現できないときは、「この内容をネイティブがよく使う言い回しに直してください」と伝えましょう。

この英文メールを、ネイティブが日常的に使う自然な表現に直してください。
丁寧さは保ちつつ、硬すぎないようにお願いします。

このように、ChatGPTは「翻訳ツール」ではなく「スタイル調整ツール」としても非常に有能です。

よくあるミスとその改善プロンプト例

英文メールでは、意外と多くの人が同じようなミスを繰り返しています。
たとえ文法的に間違っていなくても、**「伝わりにくい」「そっけない」「無礼に見える」**といった印象を与えてしまうことも。

ここでは、よくある3つの失敗パターンと、それをChatGPTで修正するプロンプト例を紹介します。

❌ ミス①：ぶっきらぼうすぎて冷たい印象に

Before：

Send me the file by Friday.

これだと命令っぽく、失礼に感じられることもあります。

✅ ChatGPTで改善するプロンプト：

以下の英文を、相手に不快感を与えない丁寧な表現に書き換えてください。 命令っぽさを和らげて、お願いする形にしてください。 Send me the file by Friday.

❌ ミス②：カジュアルすぎて信用されない

Before：

Hey! I wanna talk about the deal.

これは社内チャットならOKですが、ビジネスメールでは不適切。

✅ ChatGPTで改善するプロンプト：

以下の英文を、ビジネスメール向けに書き換えてください。
カジュアルすぎる表現を、適切な丁寧語にしてください。

Hey! I wanna talk about the deal.

❌ ミス③：長すぎて伝わらない

Before：

I hope you’re doing well. I just wanted to reach out regarding the previous discussion we had about the quarterly marketing report because I was wondering if there’s anything I need to prepare before the next meeting, and also wanted to confirm the date again.

これは一文が長すぎて読みにくくなっています。

✅ ChatGPTで改善するプロンプト：

以下の英文を、読みやすいように2〜3文に分けて自然に書き直してください。
ビジネスメールとして伝わりやすくしたいです。I hope you're doing well. I just wanted to reach out regarding the previous discussion we had about the quarterly marketing report because I was wondering if there’s anything I need to prepare before the next meeting, and also wanted to confirm the date again.

ChatGPTを使った英文メールの練習方法｜添削・反復でスキルアップ！

ChatGPTは「その場で英文を生成する」だけでなく、あなた自身が書いた英文メールの“先生”にもなってくれます。

ここでは、英語メールのスキルを段階的に上げていくための「練習法」をご紹介します。

✍️ ステップ①：自分で英文を書いてみる

まずは、ChatGPTを使わずに、**自力で英語メールを書いてみましょう。**内容は1通でOKです。

ステップ②：ChatGPTに自然さやトーンをチェックしてもらう

以下の英文メールをチェックしてください。 不自然な表現、ビジネスマナーとして失礼に聞こえる部分があれば教えてください。 あれば改善例も出してください。 Dear Ms. Taylor, I want to ask about the schedule for next week. Please let me know soon. Thanks!

ステップ③：改善された英文で音読・タイピング練習

ChatGPTに添削してもらった文を、実際に音読・書き写し・暗唱してみましょう。
こうすることで、自然な表現が頭と口に残り、次回からスラスラ書けるようになります。

ステップ④：別の言い方・バリエーションを生成

同じ内容でも「もっと丁寧に」「もっとカジュアルに」といった別バージョンも出してもらえば、表現力が広がります。

この英文メールと同じ内容で、もう少し丁寧なバージョンを作ってください。
また、別の自然な言い回しも1つ教えてください。

ChatGPTを先生として使うことで、自習・復習・応用まで一人で完結できます。

まとめ｜ChatGPTで英文メールはもっとプロっぽく書ける！

英文メールは、「難しい」「時間がかかる」と感じがちな業務のひとつ。
でもChatGPTをうまく活用すれば、以下のような時短＆品質アップが可能です。

• 基本ステップで目的・相手・トーンを整理し、的確な文案を自動生成

• ✍️ トーン調整やカスタマイズで、自分らしいメールに自然に仕上げる

• よくあるミスもプロンプトでチェック＆修正

• 練習・添削・反復学習にも活用でき、英語力の底上げに貢献

英文メールは単なる“翻訳”ではなく、「相手への配慮」「自然な表現」「伝わる構成」が求められます。

ChatGPTをパートナーにすれば、ただの代筆ではなく、“英語ライティングの思考力”そのものが身につくはずです。